۱. گوش دادن را بیاموزید
گوش دادن مهارتی است که برای کارمندان در تمام سطوح سازمان مفید است. «گوش دادن فعال» به معنای درک واقعی پیام فرد است، نه اینکه هنگام صحبت او، فقط به فکر آماده کردن پاسخ خود باشید. وقتی کارمندی نگرانی یا مشکلی جدی مطرح میکند، پیش از پاسخ دادن، به تمام صحبت های او با دقت گوش دهید. پس از پایان صحبتش، با بررسی واقعیت ها و نظرات، پاسخی محترمانه و حمایتی ارائه کنید. با پذیرش احساسات کارمندان و گوش دادن به دغدغه هایشان، به آنها نشان میدهید که برایشان ارزش قائلید.
در بیشتر موارد، سرپرست به عنوان واسطه ای بین مدیریت ارشد و کارمندان عمل میکند. بنابراین، مهارت گوش دادن به شما کمک میکند مشکلات و نگرانی های کارمندان را به شکلی شفاف تر به مدیران منتقل کنید. برای تقویت این مهارت میتوانید:
• از روشهای رهبران موفق الگوبرداری کنید.
• از منابع آموزشی مانند کتابها و وبسایت های معتبر استفاده کنید.
• بهترین روش های شخصی خود را برای اطمینان از شنیدن صدای کارمندان توسعه دهید.

۲. انگیزه بخشی و الهام بخشی
انگیزه بخشی و الهام دادن به معنای ایجاد ارتباط شخصی با کارمندان و ارائه الگویی از رفتار اخلاقی و مهارتهای حرفه ای است. الهام بخشی از طریق اقدامات عملی و سرمشق بودن، کارمندان را ترغیب میکند تا از شما پیروی کنند و مهارتهای فنی و ارتباطی خود را برای موفقیت در جایگاهشان ارتقا دهند. همچنین، میتوانید به بهبود سلامت روان، تعادل بین کار و زندگی شخصی، و رفاه کلی آنها کمک کنید. در نهایت، این رویکرد ممکن است آنها را به مشارکت در توسعه حرفه ای برای تقویت توانمندی هایشان تشویق کند.
پیشنهاد عملی:
• جلسات ماهانه انگیزشی با تمرکز بر نقاط قوت کارمندان برگزار کنید.
• با تشویق آنها به فعالیت در حوزه هایی که در آن مهارت دارند، اعتمادبه نفس و انگیزه شان را افزایش دهید.
• گفتوگوهای صادقانه و سازنده میتواند کارمندان را ترغیب کند تا فراتر از اهداف اولیه خود گام بردارند و مهارتهای کلی خود را گسترش دهند.

۳. برقراری ارتباط مؤثر
ارتباط مؤثر فراتر از گفت وگوی ساده است و شامل استفاده از زبان بدن مثبت، تعیین انتظارات شفاف، صداقت و کمک به کارمندان برای ارتباط با مدیریت ارشد میشود. سرپرستان باید به زبان بدن خود توجه کنند و با دقت واژه ها را انتخاب نمایند. کلمات تأثیر قابل توجهی بر روحیه کارمندان و فضای کلی سازمان دارند، و ارتباط خوب اطمینان می دهد که هر فرد نقش خود در ساختار سازمان را به خوبی درک میکند.
نکات کلیدی:
• ارتباط غیرکلامی (مانند تماس چشمی، حالت چهره و ژست ها) ابزاری مهم برای ایجاد تأثیر مثبت در مصاحبه ها و تعاملات حرفه ای است.
• ارزیابی کارمندان و متقاضیان شغل باید مبتنی بر مهارت ها و صلاحیت ها باشد، نه برداشتهای شخصی از شیوه های ارتباطی.
• محیط های کاری باید به گونه ای طراحی شوند که همه جانبه گرا (inclusive) باشند و تفاوتهای فردی در سبکهای ارتباطی را درک کنند.

۴. ارائه بازخورد سازنده
بازخورد ابزاری مؤثر برای سرپرستان جهت انگیزه بخشی و بهبود عملکرد است. ارائه بازخورد مؤثر نیازمند ارتباط قوی و درک عمیق از عملکرد کارمند و ویژگی های شخصیتی اوست. برگزاری جلسات ماهانه بررسی پیشرفت به کارمندان کمک میکند انتظارات سازمان را بهتر درک کنند و فاصله خود تا تحقق اهداف را بسنجند. تعیین اهداف مشخص، کارمندان را با کارشان درگیر نگه میدارد و بر بهبود مستمر متمرکز میکند.
راهکارهای کلیدی:
• بازخورد صادقانه را به شیوهای مؤثر انتقال دهید. برای مثال، جلسات دونفره ماهانه با هر عضو تیم برگزار کنید و گفتوگو را با اشاره به نقاط قوت کارش آغاز کنید.
• به جای استفاده از جملات مبتنی بر «تو» (مثال: «تو پروژه را عقب انداختی»)، از جملات مبتنی بر «من» استفاده کنید (مثال: «من نگران تأخیر در پروژه هستم»). این روش از حالت دفاعی گرفتن کارمند جلوگیری میکند.
• با پرسش سؤالات باز، اطلاعات بیشتری از کارمند جمعآوری کنید. مثلاً:
• «از جلسه دیروز چه نتیجهای گرفتی؟»
• «چطور میتوانیم با هم برای رعایت مهلت های کاری تلاش کنیم؟» (با تأکید بر حل مسئله به صورت مشارکتی).

۵. در دسترس بودن
سرپرستی که برای کارمندانش در دسترس است، میتواند به عنوان مشاوری قابل اعتماد عمل کند. برای این کار:
• ساعات مشخصی را در محل کار حاضر باشید و این زمانها را به تیم اطلاع دهید.
• یک آدرس ایمیل یا شماره تماس برای پرسشها یا نگرانی های کارمندان در طول روز کاری ارائه دهید. در دسترس بودن شما به تیم نشان میدهد که پشتیبانشان هستید و آماده گوش دادن به آنها هستید.

این رویکرد اعتمادسازی میکند، ارتباطات را بهبود میبخشد و حتی اعضای جدید تیم را ترغیب میکند زودتر با شما تعامل داشته باشند.
پیشنهاد عملی:
• جلسات هفتگی دونفره با هر کارمند ترتیب دهید تا ارتباطات معنادار و تبادل اطلاعات را تقویت کنید.
• در این جلسات میتوانید از سؤالات ازپیش تعیین شده استفاده کنید، مانند:
• «چه بازخوردی از عملکرد هفتگی خود داری؟»
• «چطور میتوانم به بهبود همکاری بین ما کمک کنم؟»
• «چه موانعی را برای رسیدن به اهدافت شناسایی کرده ای؟»

۶. تمرکز بر توسعه کارمندان
اولویت دادن به توسعه کارمندان برای سرپرستان و کارمندان سودمند است. وقتی کارمندان مهارت های خود را بهبود میبخشند و به اهدافشان میرسند، به دارایی ارزشمندتری برای سازمان تبدیل میشوند. سرپرست با ارائه بازخورد صادقانه و ایجاد محیطی حمایتی، این بهبود را تسهیل میکند. توسعه کارمندان میتواند شامل موارد زیر باشد:
جنبه های کلیدی توسعه کارمندان:
• تقویت مهارت های مرتبط با شغل
• ارائه فرصتهای آموزشی و تحصیلی
• بهبود کار تیمی و همکاری
• افزایش انضباط زمانی (مانند رعایت وقت)
• توسعه مهارتهای صداقت، احترام و ارتباط مؤثر
• شناسایی و تقویت نقاط قوت کارمندان
• برنامه ریزی برای آماده سازی کارمندان برای نقش های آینده
• کمک به کارمندان در مواجهه با مسائل سلامت روان
• تشویق به سخت کوشی در کنار توجه به مراقبت از خود

۷. تقدیر از دستاوردها
تقدیر و پاداش میتواند کارمندان را به پیشرفت در حرفه شان تشویق کند. پاداش ها میتوانند به اشکال مختلفی ارائه شوند، مانند:
• افزایش حقوق
• مرخصی با حقوق
• فرصتهای بیشتر برای رشد و پیشرفت
پاداشها همچنین میتوانند به عنوان محرکی برای بهبود عملکرد عمل کنند. برای مثال:
• سرپرست میتواند هر هفته از کارمندان خاصی به خاطر تلاش هایشان تشکر کند.
• نوشتن یادداشت های دست نویس برای هر کارمند و قدردانی از عملکرد خوبشان در وظایف خاص، میتواند رضایت شغلی را افزایش دهد.
اهمیت توجه به دستاوردها: وقتی کارمندان به مراحل مهمی در حرفه خود میرسند، توجه به این موفقیت ها و نشان دادن اینکه شما متوجه تلاش هایشان هستید، بسیار مهم است. حتی یک تشویق ساده میتواند اعتمادبه نفس آنها را افزایش دهد و انگیزه لازم برای ادامه بهبود را فراهم کند.

۸. شناسایی نقاط قوت و ضعف
یک سرپرست با مهارتهای تحلیلی میتواند نقاط قوت و ضعف کارمندان را بررسی کند تا موارد مشکل دار را شناسایی و ارزشهای اصلی شرکت را تقویت نماید. برای این کار:
• از کارمندان بخواهید نقاط قوت و ضعف خود را بیان کنند و پاسخ های آنها را با مشاهدات خود مقایسه کنید.
• پس از شناسایی نقاط قوت، وظایفی را به آنها محول کنید که از این نقاط قوت بهره ببرد.
• برای رفع نقاط ضعف، برنامه های آموزشی یا مربیگری در نظر بگیرید.
• از کارمندان بخواهید در تستهای شخصیتی مانند مایرز-بریگز (Myers-Briggs) یا دیسک (DISC) شرکت کنند تا درک بهتری از شخصیت و ترجیحات خود داشته باشند.
مثال عملی: اگر کارمندی در تعامل با مشتریان عالی است اما در کار تیمی ضعف دارد، میتوانید او را در تیم رضایت مشتری قرار دهید. این کار به او کمک میکند همکاری در تیم را یاد بگیرد و همزمان از مهارتهای ارتباطی خود بهطور مؤثر استفاده کند.

چرا سرپرست باید از کارمندان حمایت کند؟
حمایت از کارمندان بهعنوان یک رهبر، اولویتی اساسی است، زیرا سرپرست میتواند به کارمندان کمک کند تا به اهداف شخصی خود برسند و مهارت هایشان را بهبود بخشند. سرپرست به عنوان بخشی از مدیریت میانی، هم به مدیریت ارشد گزارش میدهد و هم بر کارمندان زیردست نظارت دارد. این نقش رهبری، تأثیر بسزایی در روحیه سازمانی و اعتمادبه نفس کارمندان دارد. وقتی سرپرستان از نظر اخلاقی، عاطفی و حرفه ای از کارمندان حمایت میکنند، بستری برای رشد و پیشرفت آنها فراهم میسازند.
اهمیت حمایت سرپرست:
1. تسهیل رشد کارمندان:
• با ارائه بازخورد سازنده و فرصتهای آموزشی، به کارمندان کمک میکنند مهارتهای خود را ارتقا دهند.
• حمایت عاطفی و اخلاقی، انگیزه و تعهد کارمندان را افزایش میدهد.
2. تقویت روحیه سازمانی:
• کارمندان احساس میکنند که به آنها توجه میشود و برایشان ارزش قائل هستند.
• این موضوع منجر به افزایش رضایت شغلی و کاهش جابجایی کارمندان میشود.
3. ایجاد اعتماد و همکاری:
• حمایت سرپرست اعتماد متقابل بین تیم و مدیریت را تقویت میکند.
• کارمندان احساس میکنند میتوانند آزادانه ایده ها و نگرانی های خود را مطرح کنند.
نکته مهم: در حالی که ارتباط غیرکلامی (مانند زبان بدن) ابزاری قدرتمند برای ایجاد تأثیر مثبت در مصاحبه ها و تعاملات حرفه ای است، ارزیابی کارمندان و متقاضیان باید بر اساس مهارت ها و صلاحیت ها باشد. همچنین، محیط های کاری باید همه جانبه گرا (inclusive) باشند و تفاوت های فردی در سبک های ارتباطی را درک کنند.

نویسنده: سیدمهدی هاشمی